据了解7月13日讯 档案空间存储不足成为目前企业档案管理的普遍难题。档案在保存时需要占用大量的空间,经过长时间的发展,政企单位生成了大量的文书档案、财务档案以及各类型档案。由于档案存储用房成本较为高昂,档案存储的空间更直接造成巨大的经济成本。但是一部分档案文件是企业安全级别较高或调阅相对频繁的档案,无法实现档案外包托管模式。原有档案馆如何实行升级改造呢?

智能超平库档案管理解决方案

智能超平库档案管理解决模式是基于驾驶舱智慧档案平台,融合智能化、集约化、平台化、标准化运维方案,解决城市档案分散、人员紧张、多套标准、单一平台等实际管理问题,实现档案的智慧集中管控与数据信息互联互通。该方案通过将无巷道排列模式实现档案高密度的存储量,并与人工智能机器人结合,实现档案库房智能档案存储。

智能超平库特色

1优化库房空间布局

智能超平库档案管理解决方案是窍楚在建设档案库房建设中的积极探索。该模式以一种特殊的排列方式,有效提高档案存储密度。以同样3.5米层高、面积为500㎡的档案室测算,普通密集柜可存储档案8625箱,智能超平库档案管理模式可存储档案17280箱,空间利用率可从原先的75%上升至90%,每立方米档案容量从原先的10箱/m³上升至12.8/m³。在无须改变档案库房承重的前提下,在原有库房实现高密集度存储,达到存储容量扩增的效果。

2去人工化的档案管理操作

智能超平库档案管理解决方案在档案实际操作中无须人工手动管理,在档案管理完全由档案管理机器车与自动抓取机器人完成。在档案调阅时,只需从系统上点击需要调阅的档案,档案管理机器设备将档案箱所在的货架以最优路线的形式移出,档案抓取机器人还可以根据需求取出需要的档案盒;智能超平库方案同时配备档案盘点机器人,只需在系统上下发指令,档案机器人即可快速执行盘点任务。完全由档案机器人进行档案管理操作,可从真正意义上实现人与档案分离管理,保障档案的物理安全与信息安全。

3

//驾驶舱智慧档案平台

为更好地发挥数字信息化档案管理系统在资源整合、查询、阅读等诸多方面的优势,加快信息资源的共享利用,为人们提供更加快捷的档案服务,则需要根据日常档案管理工作的内容、流程,构建与之相适应的数字信息化管理平台。智能超平库档案管理模式配备了档案管理平台,主要包括档案接收、档案使用、档案鉴定三大模块,而根据档案管理的工作流程,可以将其分为档案收集、整理、共享等八个环节,其中各环节紧紧相扣,形成体系化的档案管理流程的闭环,为数字信息化档案管理系统的构建打下了坚实的基础。

结语

智能超平库档案管理解决方案档案管理可有效解决普通档案库房库房容量低的难题。窍楚将档案从传统介质到信息化,体现了管理颗粒度由粗到细的不断深入。档案智能化发展除了带来管理理念的冲击和改变,更多的是技术要求的不断迭代与更新。在未来档案数智化发展中,还需要通过智能技术与传统档案管理工作的融合,加强现代档案管理理念的渗透,有效发挥智慧化档案管理系统在档案收集、整理、共享等方面的优势。

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